El pericash en producción audiovisual: cuando el orden financiero también forma parte del rodaje
En cualquier producción audiovisual hay dos realidades que conviven constantemente: por un lado, la planificación financiera del proyecto y, por otro, la intensidad del día a día del rodaje. Entre ambas aparece una figura tan habitual como delicada: el pericash.
El pericash es imprescindible. Sirve para resolver pequeñas compras de producción, desplazamientos, materiales de última hora, dietas, transportes o cualquier imprevisto que aparece cuando el rodaje está en marcha. El problema no es su existencia — porque en producción es prácticamente inevitable— sino cómo se gestiona.
Cuando no existe un sistema claro, el pericash suele acabar generando desorden: tickets que aparecen semanas después, gastos difíciles de justificar, partidas presupuestarias poco claras o descuadres que aparecen al final del proyecto. Y es entonces cuando el departamento financiero o la asesoría tienen que reconstruir lo que ha pasado durante semanas de rodaje.
Por eso cada vez más productoras están entendiendo que el pericash no es solo una caja para gastos pequeños, sino una parte más de la gestión económica del proyecto.
Lo ideal es que su funcionamiento se defina antes incluso de empezar a rodar. Que exista una persona responsable, normalmente dentro del equipo de producción, que gestione la caja y tenga claro cómo registrar los gastos y cómo recopilar los justificantes. También es recomendable establecer ciertos criterios básicos: qué tipo de gastos pueden pagarse con pericash, qué límites tiene cada pago y cómo deben entregarse los tickets.
Esto no significa burocratizar el rodaje. Al contrario. Cuando el sistema está claro desde el principio, todo fluye con más naturalidad.
En los últimos años además han aparecido herramientas tecnológicas que han cambiado bastante esta dinámica. Cada vez es más habitual que los gastos se registren directamente desde el móvil en el momento en que se producen. Fotografiar el ticket, asociarlo a una partida del presupuesto y dejar el gasto registrado en ese mismo instante simplifica mucho el cierre posterior de la producción.
Existen distintas soluciones que muchas productoras ya están utilizando, como Pleo, Payhawk, Expensify o Spendesk, que permiten trabajar con tarjetas de producción y registrar los gastos automáticamente. Estas herramientas ayudan a mantener una trazabilidad clara del gasto y reducen mucho el trabajo manual posterior.
Más allá de la tecnología, la clave sigue siendo la misma de siempre: orden y coherencia. Un pericash bien gestionado no solo evita problemas contables, también facilita auditorías, revisiones de subvenciones o procesos de justificación ante financiadores.
En el sector audiovisual, donde los tiempos son intensos y las decisiones se toman muy rápido, es fácil pensar que estos detalles administrativos son secundarios. Pero la experiencia demuestra justo lo contrario: cuando el rodaje termina, todo ese pequeño ecosistema de tickets, justificantes y gastos acaba teniendo un impacto directo en la salud financiera del proyecto.
En Monday trabajamos habitualmente con productoras y equipos de producción para estructurar sistemas de control sencillos que permitan mantener el orden sin interferir en el ritmo del rodaje. Porque al final, igual que ocurre con la planificación creativa o técnica, la gestión económica también forma parte de la producción.